Mars 2019. La Délégation au développement durable du Ministère nous sollicite pour accompagner la transformation numérique de l’équipe, 30 agents, très diversement familiarisés au numérique. Comment fédérer une équipe autour d’une conviction commune sur le numérique ?

Accompagner la transformation digitale d’une équipe

Saisir les enjeux et les impacts de la culture digitale et les partager, c’est ce qui nous passionne. C’est pourquoi le Ministère de la Transition écologique a fait appel à notre expertise.

Contexte

La Délégation au développement durable porte les enjeux transversaux du développement durable au sein du ministère et au plan interministériel. Son équipe est plus particulièrement chargée de la coordination de la mise en œuvre, en France, des Objectifs de Développement Durable et de l’Agenda 2030. Elle encourage ou organise par ailleurs la participation des parties prenantes et du public : elle assure le fonctionnement du Conseil national de la transition écologique (CNTE) et s’attache à favoriser une culture de la participation, comme condition de la transition écologique. A ce titre, elle a donc naturellement un rôle d’animatrice de communautés, dans la mesure où elle a pour rôle de fédérer des acteurs internes et externes et de développer leur collaboration. Enfin, elle conduit un travail de prospective qui l’amène à s’intéresser aux innovations sociales et à la transformation de l’administration. Elle est ainsi bien au fait des enjeux croisés de la transition numérique et de la transition écologique. Elle est donc légitime pour se positionner à la pointe des usages, au cœur des enjeux de transformations et d’innovation publique.

Le besoin

La dynamique d’appropriation et de responsabilisation collective autour du digital est inégale. Les outils sont trop souvent pensés comme l’apanage d’un tel ou une telle, et non comme une responsabilité collective et partagée. Dès lors le dispositif apparaît dépendant de la présence et de l’engagement d’un.e seul.e collègue pour chaque outil. Les procédures sont orales et peu précises. La culture du digital ne s’est pas encore traduite par une intégration profonde dans l’organisation du travail et n’apparait pas comme une priorité. Le fonctionnement au jour le jour, au gré de l’actualité et des informations à diffuser, y compris pour les community manager illustre la fragilité du dispositif actuel.

Le management souhaiterait développer une stratégie numérique de l’équipe, qui pourrait s’enrichir de chartes éditoriales et de procédures internes.

L’animation de la stratégie suppose au préalable une adhésion collective et un approfondissement d’une culture numérique partagée à partir d’un travail d’équipe.

Notre intervention

Nous intervenons pendant plusieurs mois auprès de l’équipe pour déployer un accompagnement en trois phases :

_ Un axe de travail préparatoire, visant à poser les bases d’un projet de transition numérique partagé en s’accordant sur la définition du besoin tel qu’il est formulé par les agents.
_ Le deuxième axe de travail a pour objet la montée en compétence des agents via un programme de formation sur-mesure et dont le préalable et le choix d’un (ou de plusieurs) outil d’animation de communautés.
_ Enfin, la dernière étape de transformation de l’organisation repose sur un double pilier : la rédaction d’une stratégie numérique ainsi que la redéfinition des méthodes de travail et des missions des agents.

Les livrables

– Une liste des conditions de réussite d’un projet numérique
– Un audit des pratiques numériques
Mise en évidence de l’hétérogénéité des usages ainsi que des forces et des faiblesses de l’animation de communautés.
– Un consensus stratégique : définition commune des objectifs et des cibles de la Délégation sur le numérique.
– Un catalogue des outils numériques répondant aux besoins et aux valeurs de la Délégation
Il met en avant des réseaux sociaux, des plateformes d’échange internes et des outils de veille professionnels. Cette sélection est réalisée en prêtant une attention particulière aux logiciels libres, à un modèle de gestion des données vertueux et aux outils pensés et hébergés en France.
– Une stratégie numérique
Rédigée au cours d’un atelier collaboratif, celle-ci pose des éléments de contexte, le positionnement de la Délégation vis-à-vis du numérique, ses valeurs, ses missions, la cartographie du dispositif numérique, les impacts internes, les modalités de son évaluation et sa durabilité.

Ce qui nous rend fières

Au-delà de l’enthousiasme partagé par les membres de l’équipe accompagnée, nous sommes fières d’avoir pu mener un projet de transformation numérique porteur de sens, guidé par ces trois principes clés :
1. Valoriser les communs en défendant les logiciels libres, le partage de connaissance et des méthodes d’intelligence collective
2. Réduire notre impact environnemental en privilégiant une pratique sobre et éclairée des plateformes
3. Diffuser un discours lucide à l’égard du numérique en sensibilisant nos interlocuteurs à ses avantages, comme à ses limites.

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