Nous recrutons un.e responsable administrative & gestion

Leksiest une agence de stratégie digitale dédiée à l’intérêt général, fondée à Nantes en 2020. Notre équipe de 10 personnes accompagne institutions publiques, associations, ONG et entreprises engagées dans leurs stratégies et projets numériques. Nous recherchons un·e Responsable administrative et gestion pour assurer la gestion administrative, RH et financière quotidienne de l’agence, en lien avec les deux cofondatrices, l’équipe et ses partenaires. Ce poste opérationnel de gestion s’appuie sur un environnement déjà structuré : cabinet comptable, DAF externe, accompagnement en droit social/RH et outils dédiés (Pennylane, PayFit). Vous veillez au bon fonctionnement administratif et financier de Leksi, au respect des échéances et à la fiabilité des informations.

Conditions proposées

Type de contrat : CDI

Temps de travail : 4 jours par semaine idéalement, avec possibilité d’un temps plein

Télétravail : 1 à 2 jours par semaine

Démarrage : début ou mi-novembre idéalement

Lieu de travail : centre-ville de Nantes

Rémunération : 29 à 32 k€ brut/an à 80 % selon expérience, soit 36,25 à 40 k€ en équivalent temps plein.

Vos missions

1. Assurer la gestion comptable et financière de l’agence — 60 %
Vous assurez la gestion comptable et financière quotidienne de l’agence et contribuez à son suivi, en lien avec les cofondatrices, notre DAF externe et notre cabinet comptable :
– facturation clients, règlement des fournisseurs et suivi des créances ;
– suivi de la trésorerie et des principales échéances comptables ;
– tenue et fiabilisation des données Pennylane et préparation des éléments pour notre cabinet comptable ;
– mise à jour et suivi des principaux indicateurs financiers et de rentabilité ;
– participation à la préparation des prévisionnels de charges et de trésorerie ;
Vous préparez et participez au point financier mensuel avec les cofondatrices et notre DAF externe, qui nous accompagne sur l’analyse et le pilotage financier de l’agence.

2. Coordonner l’administratif de l’agence et de nos formations — 20 %
Vous assurez le suivi administratif de nos activités, en lien avec les membres de l’équipe concernés :
– Administratif : suivi des principaux contrats et prestataires de l’agence (entretien, électricité, téléphonie…) et gestion de la boîte mail générale, avec orientation des demandes vers les personnes concernées.
– Appels d’offres : préparation des pièces administratives et dépôt des réponses aux appels d’offre sur les plateformes, en lien avec les directrices conseils responsables des réponses ;
– Formations : coordination administrative des sessions avec les consultant·es et formateur·rices (conventions, inscriptions, convocations, émargements, évaluations, facturation) et suivi de notre certification Qualiopi en lien avec les référentes concerné·es ;

3. Assurer la gestion administrative RH — 15 %
En lien avec les dirigeantes et avec l’appui de PayFit, vous assurez la bonne gestion administrative de l’équipe :
– gestion et contrôle des éléments de paie, édition des bulletins de paie via PayFit ;
– suivi des congés, absences et télétravail ;
– gestion des avantages sociaux : titres-restaurant, mutuelle, prévoyance, CESU, forfait mobilité durable, etc. ;
– préparation des éléments administratifs liés aux arrivées et départs (contrats, clôture, préparation poste de travail)
– interface avec nos partenaires externes lorsque leur expertise est nécessaire (conseil social par exemple).

4. Contribuer à la vie de l’agence — 5 %
Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien et à la vie collective de l’agence :
– gestion administrative des éventuelles sous-locations de nos espaces ;
– appui à l’organisation des temps collectifs et séminaires, en lien avec les membres de l’équipe impliqués.

Votre place dans l’équipe

Fonction transverse, le poste implique des échanges réguliers avec l’ensemble de l’équipe. Vous travaillez au quotidien avec les deux cofondatrices, qui vous accompagnent dans vos missions, ainsi qu’en lien étroit avec notre DAF externe.

Profil recherché

– Une première expérience significative (minimum 3 ans) en gestion administrative, comptable et/ou financière, idéalement dans une structure à taille humaine ;
– bonne maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative, RH et comptable et capacité à comprendre les principaux indicateurs de gestion ;
– rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;
– autonomie et proactivité, avec la capacité à identifier les points de vigilance et à solliciter les bons interlocuteurs ;
– aisance relationnelle et goût du travail en équipe ;
– bonne maîtrise des outils numériques et des tableurs ; maîtrise des outils Pennylane & PayFit seraient un plus
– Intérêt pour les missions d’intérêt général.

Avantages proposés par Leksi

🔖 CESU : 300 €/an (prise en charge à 100%)
🥗 Titres restaurant : 9 €/jour (prise en charge à 60% par Leksi)
⛑️ Mutuelle & prévoyance : prise en charge à 80% par Leksi
🚎 Transport : prise en charge à 50% des frais d’abonnement
🌎 Forfait mobilité durable : 150 €/an (vélo, trottinette)
📞 Portable : 50% du forfait (plafonné à 25€/mois)
💻 Indemnité télétravail : 2,70 €/jour travaillé à domicile
🌱Environnement : stimulant et bienveillant